IMPLANTAÇÃO DO CONDOMÍNIO: ENTENDA A IMPORTÂNCIA DESTA ETAPA

A implantação é como se fosse o apito inicial para a vida em condomínio. Sem essa etapa, não há moradores no edifício, nem síndico ou regras e regulamentos. 

Portanto, a implantação do condomínio exige muita cautela e aptidão, pois há muitas questões importantes a serem tratadas: aspectos legais, aquisição de equipamentos, avaliação estrutural e outros. 

Se você precisa implantar um condomínio, continue a leitura. No post de hoje nós vamos te mostrar o passo a passo para que tudo ocorra com o máximo de sucesso possível. 

O que é implantação do condomínio? 

Após o término da construção de um edifício é preciso fazer a sua implantação, ou seja, um conjunto de ações e procedimentos necessários para que os proprietários possam enfim morar nas unidades que adquiriram. 

Esse processo passa por diversas etapas essenciais que começam antes mesmo da assembleia de instalação, com a emissão do habite-se, e vão até a parte de compra de equipamentos. 

Sendo assim, a implantação do condomínio envolve todos os passos necessários para organizar e estruturar o edifício, que incluem a entrega das chaves aos condôminos, contratação de funcionários, serviços e equipamentos e outros. 

Qual é o papel da incorporadora? 

A incorporadora é a empresa responsável pela organização da construção do condomínio e convocação da primeira assembleia. E até que o edifício possua um CNPJ todas as suas despesas devem ser pagas por ela. 

No prazo de dois anos, a incorporadora pode nomear síndicos e administradora. No entanto, como o artigo 347 do Código Civil estipula que estes devem ser escolhidos pelos condôminos na assembleia, a nomeação da incorporadora só será válida após aprovação dos futuros residentes. 

Após a assembleia de instalação, a incorporadora deve arcar com a parcela da cota condominial das unidades que ainda não foram vendidas. 

Além disso, caso seja identificado algum defeito de qualidade no momento da vistoria, a incorporadora tem a obrigação de corrigir as irregularidades. 

O que é necessário para implantar um condomínio? 

Resumidamente, a implantação do condomínio se inicia com o habite-se, documento emitido pela prefeitura que assegura que o edifício está apto a receber moradores. 

Após isso, é necessário registar o condomínio no Cartório de Registro de Imóveis, fazer a assembleia de instalação, eleger um síndico e aprovar a convenção condominial e o regimento interno. Em seguida, deve-se providenciar o CNPJ do condomínio. Entenda com mais detalhes tudo isso a seguir. 

O que é a assembleia de instalação ou implantação do condomínio? 

A assembleia de instalação ou implantação do condomínio é a primeira reunião que acontece. É por meio dela que são definidos os requisitos fundamentais para a vida em condomínio saudável e harmônica. 

Ela pode ser feita presencialmente, no próprio condomínio, ou em um ambiente reservado especificamente para isso, como um salão de eventos, e até mesmo virtualmente. 

Nessa assembleia deve ser eleito o síndico e sua remuneração, escolhido o conselho consultivo, definido o plano orçamentário, aprovada a convenção do condomínio e o regimento interno e definido o valor da cota condominial. Portanto, é muito importante que os proprietários estejam presentes. 

Escolha do síndico na implantação do condomínio  

Na Assembleia Geral de Implantação, que se realiza a eleição de um síndico, que se torna representante do condomínio. 

É normal imaginar a figura do síndico no dia a dia do condomínio, afinal as questões cotidianas exigem a atuação desse profissional, mas o processo de implantação tem necessidades bem específicas. 

Afinal, o síndico tem extrema importância, principalmente, nesta etapa e deve saber exatamente como proceder para que a implantação do condomínio resulte em um fluxo de convívio e trabalho totalmente proveitoso para toda a vida do empreendimento. 

Por um período de dois anos a incorporadora poderá indicar um síndico e a administradora do condomínio que ajudará o profissional na gestão, porém o Código Civil (Art. 1.347) prevê, de forma clara, que o síndico deverá ser eleito pelos presentes em assembleia e a indicação do incorporador somente terá valor se esta for referendada pelos futuros moradores. 

No período de implantação do condomínio, é necessário entre outras coisas que sejam avaliadas a qualidade das obras entregues, reclamado os ajustes necessários, acompanhar as obras de reparos, entre outras questões essenciais que exigem do síndico e administradora postura isenta e com capacidade técnica para requerer as alterações necessárias. 

Qual é a responsabilidade do síndico após a posse? 

Após entrega de documentos e em exercício da função, o síndico deve estudar e analisar detalhadamente a Convenção e o Regimento Interno do Condomínio, pois estes dois documentos servirão como base para futuras decisões em conjunto. 

Nesta análise o profissional deve determinar se a Convenção e o Regulamento refletem de fato a vontade dos moradores da comunidade e propor as alterações para que as regras sejam adequadas ao panorama do novo condomínio. 

Passo a passo da implantação do condomínio 

 1. Contar com um síndico experiente:  

De acordo com Marcelo Mahtuk, sócio proprietário de uma administradora de condomínio, é altamente recomendado que os síndicos já possuam experiência nessa área, especialmente se tratando de implantação.  

Isso porque há muitas questões para se tratar nessa primeira assembleia, incluindo as inúmeras dúvidas dos proprietários, regulamento interno, convenção condominial e outros. 

Após a posse, o síndico precisa reunir os seguintes documentos: 

• Habite-se; 
• Alvarás; 
• Auto de Vistoria dos Bombeiros (AVCB); 
• Projetos arquitetônicos; 
• Manual do proprietário; 
• Certificados de garantia dos equipamentos; 
• Notas fiscais e manuais de todos os equipamentos (portões eletrônicos, interfones etc.). 

É importante arquivar esses documentos no memorial do condomínio, tanto fisicamente quanto eletronicamente, disponibilizando os itens para a consulta dos moradores e futuramente do próximo síndico. 

 2. Planejar um cronograma para a implantação do condomínio: 

Listar todas as atividades que precisam ser realizadas para que haja maior organização e agilidade nos processos. Por exemplo: 

• Criar uma conta corrente; 
• Forma de recebimento de área comum; 
• Cota condominial; 
• Cadastro de prestadores de serviços e mudanças; 
• Assembleia para definir o padrão de envidraçamento de sacada; 
• Vistoria e outros. 

 3. Tirar o CNPJ do Condomínio 

O CNPJ é indispensável para o funcionamento do condomínio, afinal, sem ele não será possível contratar os funcionários e serviços necessários.  

Para que isso seja feito, serão necessários os seguintes passos: 

• Baixar a preencher a ficha disponível no site da Receita Federal; 
• Registrar a convenção do condomínio em cartório; 
• Ter em mãos a ata da assembleia que elegeu o síndico; 
• Preencher a Ficha de Inscrição Cadastral – FIC; 
• Possuir uma cópia do CPF do síndico. 

Após isso, o documento é emitido em torno de 20 dias. 

4. Desmembramento do IPTU 

Em caso de prédios ou condomínios horizontais, é necessário solicitar o desmembramento do IPTU junto à prefeitura. Isso porque nesse tipo de empreendimento, o IPTU inicialmente é cobrado pela totalidade do terreno.   

Dessa forma, é necessário fazer esse processo para que cada unidade pague a sua parcela e haja um IPTU separado para as áreas comuns. 

5. Avaliação estrutural do edifício 

A avaliação da estrutura é feita para avaliar se tudo foi entregue conforme o contratado pela construtora. Para isso, é ideal ter em mãos o memorial descritivo do condomínio.  

Esse processo pode ser realizado por uma comissão composta por condôminos ou então por uma empresa especializada contratada para essa função. 

Nessa etapa deve-se verificar tanto as unidades quanto as áreas comuns e os equipamentos fornecidos. O objetivo é encontrar possível irregularidades e corrigi-las. 

6. Aquisição de equipamentos 

Nessa etapa da implantação do condomínio acontece a compra dos equipamentos necessários, tais como câmeras de vigilância, cerca elétrica, carrinhos de compras, controles de garagem e outros. 

Todos esses gastos são divididos entre os proprietários. 

Considerações finais 

Conforme você pôde ver, implantar um edifício não é uma tarefa fácil. Mas com a ajuda de uma administradora esse processo pode ser facilitado e agilizado. 

Por fim, depois de todos esses passos, a vida em condomínio tem início. A partir desse momento, o síndico é o principal responsável por manter a ordem e a harmonia entre todos. 

Se você é síndico e deseja evitar conflitos e aumentar o nível de satisfação dos moradores com a sua gestão, continue no blog e confira outros artigos relevantes.